Wyjazdy integracyjne to jeden z najlepszych sposobów na budowanie zaangażowanego i zgranego zespołu w firmie. Ich organizacja często wydaje się sporym wyzwaniem – na co należy zwrócić uwagę podczas procesu planowania?
Dlaczego warto zorganizować integrację pracowników
Zacznijmy od tego, dlaczego w ogóle warto zdecydować się na organizację wyjazdu integracyjnego. Współpraca pomiędzy osobami z danego zespołu czy poszczególnymi zespołami ma bezpośredni wpływ na rozwój firmy i codzienną atmosferę. Tym samym, za główny cel takich wyjazdów stawia się pogłębienie relacji między ludźmi, co skutkuje lepszą współpracą na co dzień.
Dodatkowym atutem jest możliwość zintegrowania rozwoju i rozrywki – połączenia wyjazdu ze szkoleniami pogłębiającymi kompetencje zawodowe pracowników.
Dobry wyjazd integracyjny to wyjazd przemyślany i będący odpowiedzią na konkretne potrzeby zespołu czy firmy. Ryzykowne jest, kiedy decyzję o tym, jaką formę przyjmie nasza integracja, podejmuje wyłącznie zarząd lub kilka osób z firmy a reszta zostaje postawiona przed faktem dokonanym. Jeśli mamy się wspólnie dobrze bawić, warto w przygotowania włączyć jak najwięcej osób z organizacji, zadbać o sprawny przepływ informacji i poczucie bezpieczeństwa. Co więcej, jeśli planujemy zabawę połączyć z rozwojem, warto wcześniej zbadać potrzeby uczestników w tym zakresie, aby nie mieli poczucia, że uczestniczą w warsztatach, które do niczego na co dzień im się nie przydadzą. Podczas udanego wyjazdu integracyjnego możemy poznać się nieco bliżej, na co może brakować czasu w codziennym zabieganiu.
Organizacja wyjazdu
Podczas procesu planowania wyjazdu należy pamiętać o kilku kluczowych elementach.
Zbadanie potrzeb i komunikacja
Musimy jasno określić, czego osoby z organizacji od takiego wyjazdu oczekują i wyjść im naprzeciw, uwzględniając przy tym biznesowy kontekst i nasze zasoby. Po zmapowaniu potrzeb i znalezieniu na nie odpowiedzi, konieczne jest przedstawienie planu wszystkim osobom, które w wyjeździe będą brały udział. W myśl dobrej zasady, że szczęście sprzyja przygotowanym, warto zorganizować sesje Q&A z pracownikami i sprawdzić, czy zadbaliśmy o kluczowe dla nich elementy (np. to, czy ktoś z alergiami pokarmowymi nie będzie musiał kupować dla siebie jedzenia w pobliskim supermarkecie lub czy wszyscy mają zapewniony transport do i z miejsca docelowego).
Budżet
Znając potrzeby swoich pracowników, wiesz, jakie mają oczekiwania wobec takiego wyjazdu. Pod tym kątem możesz dokonać analizy budżetu i sprawdzić, który element wyjazdu okaże się kluczową inwestycją, a na który nie warto wydawać zbyt dużo.
Kto bierze udział
Przemyśl, ile osób powinno pojechać na dany wyjazd. Możesz zdecydować się na organizację integracji dla całej firmy bądź tylko poszczególnych działów. Do tego również przygotuj odpowiednią komunikację. Zwykle słabiej zintegrowane zespoły będą unikać brania udziału w podobnych inicjatywach. Nazwij ten problem i przedstaw korzyści płynące z takiego wyjazdu – zrób to w zachęcający sposób, pokazując tym samym troskę o dobrą atmosferę w firmie i przyjemną współpracę.
Termin
Ten punkt zwykle bywa sporym wyzwaniem, zwłaszcza w większych organizacjach. Bo jak znaleźć jeden termin, który będzie odpowiadał wszystkim? Przyjmij już na początku, że to niemożliwe i staraj się znaleźć ten, który będzie miał największą szansę powodzenia. Zrób ankietę, w której dasz kilka opcji i ta z największą ilością głosów wygra. Ustal, jakie są zasady przyjeżdżania w trakcie integracji oraz wcześniejszego powrotu – zwłaszcza w awaryjnych sytuacjach.
Miejsce
Sprawdzoną praktyką jest wybieranie ośrodków w miejscach, gdzie okolica zapewnia dodatkowe atrakcje – góry, morze czy większe miasto, tam o urozmaicenie harmonogramu wyjazdu nie jest trudno!
Harmonogram
Zastanów się, co chcesz osiągnąć, organizując wyjazd. Jeśli zbliżenie do siebie członków zespołu i polepszenie współpracy pomiędzy nimi jest priorytetem, postaw na to, aby spędzili wspólnie jak najwięcej czasu i mieli okazję poznać się poza aspektami zawodowymi. A jeśli dodatkowo zależy Ci na poszerzeniu ich kompetencji, zaplanuj wartościowe szkolenia czy warsztat. Na tym etapie zwróć uwagę czy jest potrzeba zaproszenia dodatkowych osób na wyjazd (szkoleniowców, trenerów), czy może jesteście w stanie zorganizować to wewnętrznie i ktoś z zespołu się tym zajmie.
Gift pack
Podczas organizowania wyjazdu warto pójść o krok dalej i poza zorganizowaniem czasu swoich pracowników i pracowniczek, przygotować dla nich gift packi! To miły gest, który ma wiele plusów. W jego tworzeniu warto postawić na użyteczność i potrzeby swoich pracowników.
Organizacja czasu podczas wyjazdu
Mając jasno określony cel wyjazdu, łatwiej nam będzie zaplanować jego harmonogram. Czy jedziemy po to, żeby wypocząć i dobrze się bawić, czy również zależy nam na wspólnym rozwoju i budowaniu strategii biznesowej na przyszłość.
Aby wyjazd można było zaliczyć do udanych, musi być zaplanowany tak, by odpowiadać na realne potrzeby i oczekiwania osób uczestniczących. Ważny jest balans pomiędzy rozrywką a relaksem oraz – jeśli taki jest pierwotny zamysł – częścią rozwojową. Dobrze jest zastanowić się komu powierzyć rolę koordynatora wyjazdu – niech będzie to osoba dobrze zorganizowana, lubiąca wychodzić z inicjatywą i chętnie komunikująca się z grupą. Ktoś w takiej roli pomoże ułożyć plan całego wyjazdu oraz odpowiednio go zakomunikować. Zadba też, by każdy w grupie czuł, że taka struktura jest potrzebna, by wszyscy mogli czuć się bezpiecznie i komfortowo. W planie wyjazdu należy uwzględnić też przerwy na jedzenie oraz dać sobie nieco przestrzeni na to, że nie zawsze wszystko pójdzie zgodnie z planem – warto przygotować się na takie sytuacje nieco wcześniej i mieć przygotowany plan awaryjny.
Na tego rodzaju wyjeździe uczestnicy powinni przede wszystkim miło spędzić swój czas. Warto postawić na dobrą zabawę i relaks – to właśnie zbuduje idealną przestrzeń, aby członkowie i członkinie zespołu lepiej się poznali.
Co więcej, tworząc harmonogram aktywności, należy pamiętać, aby go nie przeładować. Zachowanie odpowiednich odstępów czasowych pomiędzy danymi punktami programu, przerwy i czas wolny dla uczestników i uczestniczek są równie istotne.
W ramach atrakcji można postawić na aktywny wypoczynek (wycieczka górska czy sportowe gry zespołowe), relaks (wyjście na termy, zajęcia z jogi czy medytacji) lub zabawy integracyjne.
Przygotowanie paczki dla uczestników i uczestniczek wyjazdu
Przy dobieraniu odpowiedniego zestawu, warto odpowiedzieć sobie na te 3 pytania:
Następnie warto kierować się 3 krokami:
Wybranie elementu odzieży
To użyteczny i sprawdzony element każdego gift packu!
Na wyjeździe integracyjnym sprawdzi się szczególnie przy zdjęciach pamiątkowych. Co więcej, każdy i każda uczestniczka na pewno chętnie skorzysta z atrakcyjnie zaprojektowanego merchu i po powrocie. Poza standardową opcją możesz zdecydować się również na tą bardziej z myślą o ekologii.
Dobranie dodatkowych akcesoriów
Jedziecie nad morze? Świetnie sprawdzi się koc!
Czekają Was górskie wycieczki? Butelka na wodę to must have!
Wyjazd zimową porą? Kawa pod ręką zawsze dobra – postaw na termiczny kubek!
Czeka Was kreatywny warsztat? Ekranów nam już wystarczy – popracujcie na papierze w brandowanych notesach!
Opcji jest tyle, ile masz pomysłów!
Dostosowanie opakowania i dodatków
Przemyśl jak najkorzystniej będzie zapakować Twój komplet – w brandowane pudełka, torby bawełniane, a może worko-plecak? Chcesz dorzucić dodatkowe wlepy? Żaden problem!
Przeczytaj więcej o opcjach personalizacji w BluzUp.
W BluzUp stawiamy na kompleksową obsługę. Decydując się na współpracę z nami, tworząc swoje paczki, masz pewność, że znajdziesz u nas wszystkie produkty, które chcesz w nich wykorzystać, a poza tym zajmiemy się ich spakowaniem i wysyłką na wskazany adres lub adresy – co jest pomocne, kiedy organizujesz wyjazd i masz wiele tematów z tym związanych do dopilnowania.
Podsumowanie
Organizacja integracji wśród pracowników i pracowniczek bezpośrednio wpływa na atmosferę w firmie, a ta przekłada się na efektywność zespołu. Dobre relacje pomiędzy członkami zespołu pobudzają ich poczucie pewności siebie i przywiązania do miejsca pracy. Podczas wyjazdów warto stawiać na przemyślany harmonogram, w którym znajdą się adekwatne atrakcje oraz przygotować dla uczestników upominki, które sprawią, że zapamiętają wyjazd.
